Mitä ottaa huomioon kun tilaa kokouspalvelut

Julkaistu

Monien yritysten toimintaan kuuluu kokouksien pitäminen. Yleensä isoja tai muuten vain vaativampia kokouksia varten varataan kokoustilat palveluineen. Jos olet järjestämässä kokousta ensimmäistä kertaa, toivon mukaan tästä kirjoituksesta saat vinkkejä siihen mitä erityisesti kannattaa huomioida.

 

Mitä kokouspakettiin kuuluu

Yleensä kokouspalveluihin kuuluu tila ja tarjoilut. Siihen mitä tarjoilua tarvitaan, vaikuttaa kokouksen aika ja pituus. Vaihtoehtoina voi olla alkukahvi, aamupala, välikahvi, lounas, lopetuskahvi ja illallinen. Toki tarjoilu voi olla myös välipalat kokoustilassa tai vaikka drinkit kokouksen päätteeksi. Tilan ja tarjoilun lisäksi pakettiin kuuluu kyniä ja paperia sekä kokoukseen tarvittava laitteisto. Niiden tarve on kuitenkin hyvä esittää jo etukäteen, sillä yleensä kaikki kokoustilat ei ole valmiiksi täysin varusteltuja. Riippuen kokouspaikasta, voi kokouspakettiin lisätä myös oheisohjelmaa.

 

Mitä kokouspalveluilta kannattaa vaatia

On tiettyjä asioita, joita voi edellyttää ja odottaa kokouspalveluilta. Ensimmäisenä tilan tulee olla siisti ja siinä kunnossa kuin se on esitetty varatessa. Myös etukäteen sovittu tarvikkeisto ja laitteisto tulisi olla tilassa. Henkilökunnalta voi odottaa tietynlaista tietotasoa ja ammattitaitoa. Sama myös ruokatarjoilujen kohdalla, niiden tulee olla sovitunlaiset ja jos jotain poikkeuksia on tullut, niiden pitäisi vastata tilattua. Erityisesti juomatarjoilussa tulisi olla huomioitu erilaiset mieltymykset. Esimerkiksi kaikki eivät tykkää kuplavedestä tai kahvimaitona pitäisi olla myös laktoositon versio. Myös opastus paikan päällä tulisi olla hyvää eli sisäänkäynnit, kokoustila, wc-tilat, asiakasparkkipaikat ja niin edelleen selkeästi merkitty, jotta paikan päällä suunnistamiseen ei mene turhaan aikaa ja päivä on mielekäs.

 

Missä kokouksen voi pitää

Kokouspaikan valinnassa kannattaa ensisijaisesti pitää mielessä osallistujat, varsinkin sijainnin kannalta. On tärkeää, että osallistujat pääsevät paikalle helposti. Esimerkiksi paikka, johon pääsee järkevästi vain autolla, on harvoin kaikille sopiva vaihtoehto. Toisena tärkeänä kriteerinä paikalle on, että se sopii kokouksen luonteeseen ja tarkoitukseen.

Yleisimpiä kokoustilapaikkoja ovat eri toimistohotellit tai normaalit hotellit. Lähes kaikkien hotellien toimintaan ja tiloihin kuuluu myös kokoustilat. Periaatteessa kokoustila on voitu tehdä minne vaan, se voi olla merihuvila, ravintola, koulu tai vaikka liikuntakerho. Vaihtoehtoja löytyy paljon, joten valinnan peruste usein on sijainti, kokouksen luonne tai onko kokoukseen tarkoitus saada oheisohjelmaa. Kokouspalveluja tarjoaa esimerkiksi: HC TPS Turku Oy.


jaa